Gizlilik politikası

1. Biz kimiz

Respio, işletmelerin (örneğin kuaför, klinik ve stüdyolar) müşterilerinden WhatsApp'tan gelen mesajları tek bir gelen kutusunda yanıtlamasını sağlayan bir yazılım hizmetidir. Bir yapay zekâ asistanı mesajları işletmenin kendi bilgileri ve randevu sistemiyle yanıtlar, gerektiğinde konuşmayı işletmenin ekibine devreder.

Respio'yu SETCODER LIMITED işletir: şirket numarası 13290239, İngiltere ve Galler'de kayıtlı, kayıtlı adres 60 Millmead Business Centre, Millmead Road, London, N17 9QU, United Kingdom. İletişim: info@respio.io.

2. Rolümüz

• İşletme kullanıcıları (Respio'ya kaydolan işletme sahipleri ve çalışanları) ve bu web sitesinin ziyaretçileri için SETCODER LIMITED veri sorumlusudur.
• İşletmelerin müşterileri (işletmeye WhatsApp'tan yazan kişiler) için veri sorumlusu ilgili işletmedir. SETCODER LIMITED bu verileri yalnızca işletmenin talimatıyla işleyen veri işleyendir.

3. İşlediğimiz veriler

• İşletme kullanıcıları: ad, e-posta adresi, çalışma alanı, rol ve oturum bilgileri, yönetim işlemlerinin kaydı (audit log).
• İşletmelerin müşterileri: WhatsApp profil adı ve kullanıcı adı, WhatsApp kullanıcı kimliği ve Meta paylaştığında telefon numarası; mesaj içerikleri ve zamanları; iletim durumları (gönderildi, iletildi, okundu); işletmenin randevu sisteminden gelen randevu bilgileri (hizmet, tarih ve saat, personel, onay kodu); müşteri geri aranmayı kabul ettiğinde telefon numarası ve tercih ettiği zaman; ekibin konuşmayla ilgili iç notları, destek talepleri ve yapay zekânın ekip için yazdığı devir özetleri.
• İşletmenin yüklediği içerikler: sık sorulan sorular, hizmet ve fiyat bilgileri gibi belgeler.
• Web sitesindeki iletişim formu: adınız, işletmenizin adı, sektörü, e-posta adresiniz, verirseniz telefon numaranız ve mesajınız.
• Respio müşterilerden ödeme bilgisi, kimlik numarası veya özel nitelikli kişisel veri istemez.

4. Amaçlar ve hukuki sebepler

• Mesajları almak, işletmenin gelen kutusunda göstermek ve yanıtları WhatsApp'tan iletmek (işletmeyle yapılan sözleşmenin ifası).
• Yapay zekâ asistanının işletmenin bilgileriyle yanıt vermesi; randevu oluşturması, değiştirmesi, iptal etmesi veya geri arama ayarlaması — yalnızca müşterinin açık onayından sonra (sözleşmenin ifası; işletmenin talimatı).
• Konuşmayı, yapay zekânın yazdığı bir özetle işletmenin ekibine devretmek (sözleşmenin ifası).
• İletişim formundan gelen taleplere yanıt vermek (talebiniz üzerine sözleşme öncesi adımlar; meşru menfaat).
• Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi ve hata ayıklama (meşru menfaat).
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

Respio kişisel verileri reklam amacıyla kullanmaz ve satmaz.

5. Yapay zekâ ile işleme

Yanıt yazmak için müşteri mesajlarının metni, müşterinin adı, işletmenin bilgi bankasından ilgili bölümler ve randevu bilgileri Anthropic'in Claude modeline gönderilir. Telefon numaraları ve e-posta adresleri yapay zekâya gönderilmez. Asistan ilk mesajında ve sorulduğunda yapay zekâ asistanı olduğunu söyler; müşteri isterse konuşma bir insana devredilir. Ekip konuşmayı devraldığında yapay zekâ ekip için kısa bir özet yazar; özet müşteriye asla gönderilmez. Randevu değişiklikleri ve geri aramalar yalnızca müşterinin açık onayından sonra yapılır. Kimse hakkında hukuki veya benzer ölçüde önemli sonuç doğuran otomatik bir karar verilmez.

6. Aktarılan taraflar (alt işleyenler)

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): mesajların alınması ve gönderilmesi.
• Supabase: veritabanı, oturum açma ve dosya depolama; AB'de (Frankfurt) barındırılır.
• Anthropic (Claude): yapay zekâ yanıtları ve özetleri; ABD.
• Voyage AI: işletme belgelerinin arama için vektörleştirilmesi; ABD.
• İşletmenin bağladığı randevu sistemi (örneğin Fabula): randevu sorgulama ve işlemleri.
• Vercel: bu web sitesinin barındırılması. Resend: iletişim formu e-postalarının bize iletilmesi.

Birleşik Krallık, AEA veya Türkiye dışına aktarımlar UK GDPR, AB GDPR ve KVKK'nın (m. 9) öngördüğü güvencelere (ör. standart sözleşme hükümleri veya UK Uluslararası Veri Aktarım Eki) dayanır.

7. Saklama süreleri

• Konuşmalar ve mesajlar: işletmenin ayarına göre, varsayılan olarak 730 gün.
• Ham webhook kayıtlarındaki mesaj içerikleri: 30 gün.
• Yapay zekâ kullanım kayıtları (mesaj metni olmadan): hizmet süresince.
• İletişim formu e-postaları: son yazışmamızdan sonra en fazla 24 ay.
• Bir işletme hesabını kapattığında verileri 30 gün içinde silinir.

8. Güvenlik

Veriler aktarım sırasında şifrelenir (TLS); randevu sistemi ve WhatsApp anahtarları ayrıca şifreli saklanır. Her işletmenin verisi veritabanı düzeyinde ayrılır (satır düzeyinde güvenlik). Erişim rol bazlıdır ve kayıt altına alınır.

9. Haklarınız

UK GDPR, AB GDPR ve KVKK (m. 11) kapsamında bilgi alma, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve taşınabilirlik haklarınızı kullanabilirsiniz. Verilerinizi sildirmek için veri silme talimatlarını izleyin.

• Respio kullanan bir işletmeye yazdıysanız: önce o işletmeye başvurun; işletmenin size yanıt vermesine yardımcı oluruz. Doğrudan info@respio.io adresine de yazabilirsiniz.
• İşletme kullanıcısıysanız veya bize iletişim formundan yazdıysanız: info@respio.io adresine yazın.

Taleplere 30 gün içinde yanıt veririz. Birleşik Krallık'ta Information Commissioner's Office'e (ico.org.uk), Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na (kvkk.gov.tr) şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Çerezler

Bu web sitesi çerez kullanmaz; analiz veya izleme aracı yoktur. Respio paneli yalnızca işletme kullanıcılarının oturumunu açık tutmak için gereken çerezleri kullanır.

11. Değişiklikler

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Sayfanın üstündeki tarih son sürümü gösterir; önemli değişiklikler işletme kullanıcılarına panelde duyurulur.